Privatlivspolitik for Single Hytten

Vi behandler personoplysninger, og har derfor udarbejdet denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig lidt om, hvordan vi behandler dine personoplysninger; hvilke oplysninger vi har om dig, hvorfor vi har dem og hvad vi bruger dem til, hvordan vi beskytter dem og hvornår oplysningerne slettes.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til bestemte formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde Foreningen Single Hyttens formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Dataansvarlig:

Single Hyttens bestyrelse er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med EU´s databeskyttelsesforordning (GDPR) fra d. 25. maj 2018 og persondataretlige regler i dansk lovgivning.

Kontaktoplysninger:

Single Hytten

Ellebækvej 2

7500 Holstebro

CVR: 35901671

Her kommer oplysningerne om dig fra:

Når du og andre henvender jer med ønske om at blive indmeldt som medlemmer af Single Hytten, beder vi om almindelige personoplysninger som: navn og efternavn samt by.

Vi videregiver ikke personoplysninger om dig eller andre til tredje part, med mindre vi udtrykkeligt får et tilsagn til det.

I helt særlige situationer kan der være behov for at indsamle andre typer af personoplysninger (følsomme oplysninger). Hvis sådanne situationer opstår, vil der blive indhentet et samtykke fra det enkelte medlem til indsamling af sådanne oplysninger.

Behandling af personoplysninger:

Som tidligere nævnt behandler vi kun personoplysninger i det omfang det er nødvendigt. Indsamling af oplysninger vil hovedsageligt ske ved indmeldelse i foreningen. Dette er nødvendigt i forbindelse med opkrævning af medlemskab, ligesom det er nødvendigt for at vi kan leve op til de forpligtelser, vi som forening har, jf gældende dansk lovgivning.

Videregivelse af personoplysninger:

Vi videregiver ikke dine personoplysninger uden dit samtykke, med mindre videregivelse er nødvendigt for at opfylde dansk lovgivning. 

Derudover kan vi, hvis det er nødvendigt, videregive dine personoplysninger til samarbejdspartnere. Der kan f.eks være tale om videregivelse af navne i forbindelse med at Single Hytten stiller hjælp/vagter til rådighed ved arrangementer eller til banken.

Derudover videregiver vi oplysninger via indrapportering til offentlige myndigheder som SKAT og politiet mv

Vedr billeder:

I forbindelse med livet i og omkring Hytten, vil der blive taget billeder og lagt ud på sociale medier. Der er tale om dels situationsbilleder og dels portrætbilleder. I udgangspunktet kategoriseres situationsbilleder som personoplysninger, mens portrætbilleder kategoriseres som følsomme personoplysninger.

Formålet med at dele billederne er at fortælle øvrige medlemmer om livet i Single Hytten, vise og fortælle om aktiviteter i regi af foreningen Single Hytten, reklamere for foreningen Single Hytten og som kommunikation via opslagstavler og sociale medier.

Offentliggørelse af billeder på internettet anses for at være behandling af personoplysninger, og vi skal leve op til databeskyttelsesretlige regler.

Det vil altid bero på en konkret vurdering, om en offentliggørelse af et billede/billeder er lovlig eller ej. Det afgørende er, at de personer der er på billedet ikke med rimelighed kan føle sig udstillet, udnyttet eller krænket.

Samtykke vedr billeder:

Det er besluttet, at såfremt medlemmer ikke ønsker at være en del af et billede, der bliver lagt på sociale medier, på hjemmesiden, hængt op på opslagstavle i Single Hytten, brugt i markedsførings øjemed eller på anden måde lægges til skue for andre personer, er det vigtigt at der bliver taget kontakt til bestyrelsen for Single Hytten sådan, at dette ønske kan blive registreret.

Såfremt der offentliggøres et billede af dig, som du ikke ønsker at få offentliggjort, skal du tage kontakt til den dataansvarlige for at få billedet slettet.

Opbevaring af dine personoplysninger:

Dine personoplysninger opbevares sikkert og fortroligt på elektroniske fortegnelser. De elektroniske fortegnelser opbevares på computere med begrænset adgang. Fysiske fortegnelser over medlemmer er placeret i et aflåst og fastnaglet pengeskab, som er placeret i lokaliteter med alarmeringssystem og adgangskode. Der er udleveret nøgle til pengeskabet til formanden og kasseren, og der er adgang med kode til ekstra nøgle i nøgleboks for øvrige bestyrelsesmedlemmer og barvagter.

Faciliteterne kontrolleres løbende for at sikre, at personoplysningerne til stadighed opbevares med henblik på at opfylde formålet med sikkerheden.

Vedr billeder:

Situationsbilleder og portrætbilleder der er taget i forbindelse med deltagelse og medlemskab af Single Hytten opbevares ikke på elektroniske fortegnelser eller andre filer svarende til ovennævnte. Visse billeder kan blive uploaded på sociale medier, og medlemmer af Single Hytten har alle muligheden for at uploade billeder. På denne måde, kan der være øget risiko for dataoverførsel af billeder til internettet. Foreningen Single Hytten kan ikke garantere 100% sikkerhed for at andre ikke uploader billeder på sociale medier, ligesom Single Hytten ikke kan bære ansvaret såfremt andre uberettiget måtte tiltvinge sig adgang til billeder taget af medlemmer i forbindelse med aktiviteter i Single Hytten eller i regi af Single Hytten.

Foreningen Single Hytten sikrer via samtykke brug af billeder svarende til følsomme personoplysninger, når disse billeder tages på vegne af Single Hytten, og når disse billeder uploades på sociale medier på vegne af Single Hytten.

Sletning af personoplysninger:

Vi opbevarer kun dine personoplysninger så længe det er nødvendigt for at opfylde de beskrevne formål for Foreningen Single Hytten. Dette betyder, at dine oplysninger bliver opbevaret så længe du er medlem af Single Hytten.

Oplysninger om tidligere medlemmer slettes inden for den første måned efter medlemskabets ophør

Der foreligger underskrevet samtykkeerklæring fra bestyrelsesmedlemmer til opbevaring af personfølsomme oplysninger til brug i forbindelse med registrering til offentlige myndigheder, politiet og banken.

Oplysninger om bestyrelsesmedlemmers personfølsomme oplysninger slettes inden for den første måned efter bestyrelsesmedlemmet træder ud af bestyrelsen.

Situationsbilleder og portrætbilleder slettes i umiddelbar tilknytning til at medlemmet beder om at få billeder slettet. Ønsket skal være konkret, og det skal defineres klart hvilket billede, der ønskes slettet. Såfremt du ikke har bedt om at få slettet billeder i forbindelse med ophør af medlemskab, vil billederne forblive en del af oplysningerne og informationen om livet i Single Hytten.

Når vi behandler dine oplysninger, har du følgende rettigheder:

•Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger herunder billeder hvor du er en del af motivet.

•Du har en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring.

•Hvis behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.

•Du kan indgive en klage til en tilsynsmyndighed for databeskyttelse f.eks Datatilsynet.

Er der spørgsmål til Single Hyttens privatlivspolitik, eller til andre forhold vedr behandling af dine personlige oplysninger, kan der rette henvendelse på info@singlehytten.dk

Ændring af Privatlivspolitik:

Det vil være nødvendigt løbende at holde denne Privatlivspolitik opdateret. I tilfælde af væsentlige ændringer i Privatlivspolitikken vil vi give besked om dette.

Foreningen Single Hytten, d. 31. august 2018